Vos attentes et vos besoins

Vous souhaitez vous appuyer sur l’expertise d’un prestataire spécialisé qui gère la paye en mode Saas, qui pourra vous aider à vous positionner dans votre choix, compte-tenu de votre organisation et de vos objectifs sur des niveaux de service totalement réversibles. L'approche que nous proposons, les modalités de mise en œuvre et les ressources allouées sont adaptées à l'environnement des Sociétés et à leur organisation, tout en s'inscrivant dans un cadre budgétaire compétitif.

Périmètre fonctionnel

• Un portail de saisie décentralisée qui permet à l’entreprise de conserver un accès permanent à la plateforme afin de réaliser les saisies prépaies (entrée du salarié, éléments variables…), de visualiser tout le processus de paye et les états mensuels de gestion.

• Un rétroplanning de la production des bulletins de paie est mis en place conjointement en début d’année, et des procédures d’échange de données établies dans le cadre de notre démarche qualité. Cette démarche comprend également nos engagements en termes de fiabilité et de respect des délais.

Ce rétroplanning permet ainsi chaque mois, d'établir les bulletins de paye conformément aux dernières évolutions de la législation sociale et de les livrer sous un délai maximum de 48 heures ouvrées. L’entreprise peut librement consulter et imprimer les bulletins de paie des collaborateurs. Les salariés peuvent également avoir accès à leurs bulletins directement depuis SILAE ou bien via leurs transmissions dans un coffre-fort numérique.

Paramétrage et reprise de l’antériorité

La première étape consiste à configurer toutes les particularités de votre entreprise :
• Création des dossiers
• Paramétrage organismes – cotisations - plan de paye (création rubriques)
• Création fiches salariés – profils
• Import des DSN (avec la possibilité d’importer les 12 dernières DSN)
• Import des données salariés et compteurs CP
• Paramétrage de vos OD selon votre plan comptable
• Tests


En complément de ces travaux, et afin de sécuriser la reprise du dossier social, il est effectué également les diligences suivantes :

Étape 1 :  L’ensemble* des bulletins de paie des (1/2/3) mois précédant l’entrée en fonction est recalculé. Dans le cadre de ces travaux  nous pourrons être amenés à relever des incohérences/erreurs/écarts entre les bulletins que nous avons réalisés et ceux préexistants à notre entrée en fonction ; 
*Ou sur des échantillons de salariés représentatifs.

Étape 2 : Nous vous détaillons chaque anomalie détectée et échangeons avec vous afin de prendre ensemble les décisions quant aux actions à mettre en place pour votre entreprise.
Si nos conclusions révèlent des risques sociaux significatifs, nous pourrons, si vous le souhaitez, diligenter un audit social approfondi.

Notre collaborateur en charge de la mise en place est en contact direct avec le Client. Il gère le dossier jusqu’au premier mois de paye inclus, puis transmet le dossier au gestionnaire dédié.

avec
  • Gains de productivité, fiabilité
  • Garantie de conformité technique, juridique et conventionnelle permanente, notamment dans le respect des règles légales de la DSN
  • Accès aux données 24h sur 24 dans le cadre d’une architecture SAAS
  • Interlocuteur dédié
  • Niveau d’information élevé en paie et support élargi en droit social
Portail RH

Des informations de données issues du module Ressources Humaines, optionnel.
Il offre de multiple combinaisons grâce à une suite performante et fonctionnelle couvrant différents domaines et permet entre autres de mieux gérer et d’automatiser la majeure partie des taches liées à la gestion du personnel et des Ressources Humaines
Ces modules relient salariés, managers et responsables paie au travers de workflows collaboratifs

Mission sociale
 
 Bilan social Société 
 Index de l'égalité professionnelle femmes hommes
 Bilan social Individuel
 Compte-rendu de mission
 Analyse de l'effectif
 Mouvements de personnel
 Registre du personnel
 Catalogue de formations et Module de suivi des formations
 Saisie et suivi des heures de délégation
 Suivi des visites médicales
 Module Entretiens annuels d'évaluation

coffre-fort numérique :
Ce contrat et sa tarification préférentielle peut être souscrit en dehors de toutes autres prestations

La mise en place du bulletin de paie électronique / coffre-fort numérique par EssPaieRH 

Préambule
À l’ère de la digitalisation des procédures RH, la dématérialisation du bulletin de paye apparaît comme une évidence.
Pour rester compétitive et agile, une entreprise a tout intérêt à réussir son virage digital. Encore lui faut-il choisir les bons outils. Le coffre-fort électronique pour bulletin de paie en est un décisif.

Un coffre-fort électronique, aussi appelé coffre-fort numérique, est un espace digitalisé à la fois personnel et sécurisé. Il est déployé dans les entreprises désireuses de mettre à la disposition de leurs salariés un outil simple et intuitif pour la gestion des documents RH.

En tant qu’employeur ou membre du personnel RH, vous pouvez déposer dans le coffre-fort numérique des documents administratifs, tels que les bulletins de paie (c’est pourquoi on parle souvent de coffre-fort électronique pour bulletins de paie). Grâce à des identifiants personnels, chaque salarié peut ainsi consulter, organiser et archiver ses documents numériques comme il l’entend depuis une seule interface.

Cadre Légal
Depuis la loi de simplification du droit du 12  mai 2009, l'employeur peut remettre le bulletin de paie sous une forme électronique. Constatant le peu d'appétence pour le bulletin de paie dématérialisé en raison d'un certain nombre de freins, la loi Travail du 8 août 2016 simplifie la procédure : alors que jusqu'à présent, l'employeur devait recueillir l'accord du salarié, ce sera désormais au salarié de faire part de son opposition.
La loi pose également de nouveaux garde-fous en termes de conservation et de sécurité des données.

Le coffre-fort électronique n’est pas seulement un espace de stockage à distance. Il sert aussi et surtout à garantir la protection et la confidentialité des documents qu’il contient. Les documents administratifs des salariés, comme les fiches de salaire, représentent des données personnelles particulièrement sensibles. Il est donc essentiel de veiller à leur assurer un niveau de sécurité maximal.

Pour cette raison, depuis le décret n° 2018-418 du 1er janvier 2019 relatif aux conditions de mise en œuvre d’un coffre-fort électronique, toutes les données stockées dans ce type de solution doivent être chiffrées numériquement. De plus, ce dispositif de chiffrage doit être conforme aux exigences de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).

L'employeur devra par ailleurs déterminer les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique.

Le décret lui offre deux possibilités :
-  soit pendant une durée de 50 ans ;
-  soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge maximal de mise à la retraite mentionné à l'article L.1237-5 du code du travail, augmenté de 6 ans, soit 75 ans [l'article fait en effet référence à la procédure selon laquelle l'employeur doit, à partir de 65 ans et jusqu'au 69e anniversaire du salarié, l'interroger par écrit sur son intention de quitter ou non l'entreprise].

Le fait de méconnaître ces dispositions sera puni de l'amende prévue pour les contraventions de 3e classe, précise le décret.

Pourquoi utiliser un coffre-fort électronique ?

Pour sécuriser les bulletins de paie des salariés
Nous l’avons vu, un coffre-fort électronique est avant tout conçu dans un souci de sécurité. Il s’agit d’une solution hautement sécurisée permettant de protéger les données numériques sensibles des salariés. Le coffre-fort électronique pour bulletin de paie garantit la protection, l’intégrité et la confidentialité des bulletins de paie des salariés. Les risques de vol, de falsification, de perte et de destruction sont ainsi évités.
Cela assure aussi la valeur juridique des bulletins de paie numérisés. La protection est assurée par des techniques de cryptographie permettant le chiffrage des documents. Autrement dit, le bulletin de salaire est rendu illisible pour toute personne n’étant pas habilitée à le consulter. Seuls le personnel RH et le destinataire du document peuvent le « déchiffrer ».

Pour gagner en productivité
Au sein d’un service RH, certaines tâches s’avèrent très chronophages.
C’est le cas de la distribution du bulletin de paie. Éditer, gérer, imprimer et distribuer ce document à tous les salariés représente de nombreuses heures chaque mois. Avec un coffre-fort numérique, le processus de remise du bulletin de paie est considérablement accéléré.

Le coffre-fort électronique pour bulletin de paie permet donc de gagner beaucoup de temps et permet de se concentrer sur les missions à réelle valeur ajoutée.

Pour valoriser la marque employeur de votre entreprise
Si l’entreprise met en place une solution telle que le coffre-fort électronique pour dématérialiser le bulletin de paie, elle sera perçue comme innovante. Elle participera à son niveau à la transition écologique grâce à la réduction des impressions et de l’utilisation de consommables (papier, cartouches d’encre, enveloppes, etc.).

Le coffre-fort numérique pour bulletin de paie contribue ainsi à améliorer la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Cela permet à l’entreprise de participer, à son échelle, aux enjeux du développement durable.

Diminuer l’empreinte écologique et faire preuve d’innovation sont deux atouts de poids en faveur de la marque employeur d’une entreprise.

Pour proposer une solution bien pratique aux salariés
Une fois le coffre-fort électronique déployé dans l’entreprise, les salariés peuvent accéder à leurs fiches de paie (et à tout autre document qui y est stocké) en quelques clics. Outre la rapidité de cette opération, c’est la perspective de la faire depuis n’importe où qui la rend encore plus intéressante. En effet, les salariés n’ont pas à être physiquement dans les locaux de l’entreprise pour consulter leurs documents administratifs.

Autre atout de la dématérialisation :​ le gain de place.
Avec un coffre-fort électronique pour bulletins de paie, les salariés n’ont plus besoin de trouver un endroit chez eux pour les stocker.
Ils peuvent retrouver n’importe quelle fiche de paie sans avoir à fouiller dans leurs tiroirs. Le coffre-fort permet en outre de ne plus perdre de bulletins.                                          

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